Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc lần đầu thuê văn phòng chuyên nghiệp tại tòa nhà, hợp đồng thuê không chỉ là một thỏa thuận dân sự đơn thuần, mà còn là căn cứ pháp lý để vận hành, đăng ký kinh doanh, kê khai thuế và giải quyết tranh chấp (nếu có). Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp đã phải chịu thiệt hại vì ký hợp đồng thiếu rà soát, hiểu sai các điều khoản hoặc bỏ qua các chi tiết quan trọng. Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện trong quá trình cho thuê văn phòng, bao gồm rà soát hợp đồng, thương lượng điều khoản và làm rõ mọi chi phí phát sinh trước khi ký kết. 1. Kiểm tra thông tin pháp lý của chủ cho thuê Trước khi đặt bút ký, cần xác minh rõ: Bên cho thuê là ai?: Chủ đầu tư trực tiếp hay đơn vị được ủy quyền (thể hiện rõ trên hợp đồng) Tình trạng pháp lý tòa nhà: đã được cấp sổ hồng, giấy phép xây dựng, biên bản nghiệm thu PCCC, giấy phép đăng ký kinh doanh hoạt động văn phòng Khả năng đăng ký trụ sở công ty tại địa chỉ thuê Đây là các điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có thể mở mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng và vận hành hợp pháp. 2. Làm rõ diện tích thuê & cách tính tiền Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa: Diện tích sử dụng (net): phần bạn được quyền sử dụng thực tế Diện tích tính tiền (gross): bao gồm tường, hành lang, phần chia chung thang máy – nhà vệ sinh Tỷ lệ chênh giữa hai loại diện tích này gọi là “hệ số thuê” (thường từ 1.05 đến 1.3 tùy tòa nhà). Nếu không làm rõ, bạn có thể trả tiền cho không gian không sử dụng. 3. Thời hạn thuê và điều kiện chấm dứt hợp đồng Với doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng, nên thương lượng: Thời hạn thuê linh hoạt: từ 1 – 2 năm, kèm quyền gia hạn nếu phù hợp Thời gian báo trước khi chấm dứt: tối thiểu 30 – 60 ngày Mức phạt nếu chấm dứt sớm: thường là 1 – 2 tháng tiền thuê, nên được ghi cụ thể Hợp đồng càng rõ ràng, doanh nghiệp càng tránh được rủi ro khi thay đổi kế hoạch kinh doanh. 4. Phí thuê, phí quản lý và các chi phí ẩn Phí thuê thường được tách thành: Giá thuê mặt bằng (chưa gồm VAT) Phí quản lý: bao gồm vệ sinh, bảo vệ, điều hòa hành lang, thang máy… Các chi phí ẩn: phí ngoài giờ, phí gửi xe, điện lạnh riêng, phí hoàn trả mặt bằng khi hết hợp đồng Với doanh nghiệp quy mô nhỏ, mô hình văn phòng trọn gói sẽ giúp bạn dễ kiểm soát chi phí, vì các khoản này thường đã được tính trọn gói, không phát sinh. 5. Điều kiện bàn giao mặt bằng Cần ghi rõ: Trạng thái mặt bằng bàn giao: trống hay có sẵn trần – sàn – đèn – điều hòa Có được thi công nội thất hay không? Nếu có: quy định về thời gian, điều kiện kỹ thuật, hồ sơ PCCC Thời gian miễn phí thi công: thường từ 15 – 30 ngày (không tính tiền thuê) Điều này giúp bạn chủ động kế hoạch setup mà không bị mất tiền thuê trong giai đoạn chưa sử dụng. 6. Điều khoản nghiệm thu – hoàn trả – hoàn cọc Khi hợp đồng kết thúc, cần thực hiện: Nghiệm thu tình trạng mặt bằng: có cần tháo dỡ, sơn sửa không? Thời hạn hoàn trả cọc: tối đa 30 ngày làm việc sau khi bàn giao Xác nhận thanh lý hợp đồng bằng văn bản Đây là cơ sở để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp và tránh bị quy trách nhiệm sau khi đã rời khỏi tòa nhà. Maison Office - Công ty tư vấn cho thuê văn phòng Website: https://maisonoffice.vn Văn phòng TP.HCM: Tầng 3, ACM Building, 96 Cao Thắng, Phường Bàn Cờ, (Quận 3) TP.HCM Văn phòng Hà Nội: Tầng 1, Tòa nhà AC, 3/78 Duy Tân, Phường Cầu Giấy, (Quận Cầu Giấy) Hà Nội Email: [email protected]
