Một ứng dụng quản lý khách sạn, hay gọi tắt là PMS (Property Management System), là một ứng dụng đang trở nên hữu ích trong những khách sạn hiện nay, hỗ trợ chủ khách sạn và nhân viên thực hiện một số công việc khác nhau. Mặt khác, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS đúng đắn, quý khách hàng cần nắm rõ phần mềm quản lý khách sạn trên có khả năng thực hiện được việc gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một biện pháp cho phần mềm khách sạn, trợ giúp nhiều khách sạn, khu resort và nhiều tài sản tương tự thực hiện những công việc và hoạt động trong ngày. Phần mềm thường bao gồm nhiều công việc quản lý và quản trị, với nhiều ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn nên một hệ thống PMS? Một cách thức ứng dụng quản lý khách sạn dần dần quan trọng vì thị trường khách sạn hiện đại được đẩy mạnh qua công nghệ. Với các nguồn đặt phòng có thể tới từ một số kênh, giá nên được thay đổi thông minh cho việc quản lý doanh số. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến lúc thanh toán, trả phòng nên được thực hiện đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Việc này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể hỗ trợ giải quyết với một số thách thức đó. Một ứng dụng quản lý khác sạn tốt sẽ cho phép nhân viên loại bỏ một số thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất các đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên lĩnh vực, việc đáng nói nhất là cần xác định một hệ thống có những tính năng hợp lý cho khách sạn của bạn. Sau đây là các tính năng quan trọng nhất của một phần mềm quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Chức năng trước tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý một số yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống tuyệt vời sẽ cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện nhiều nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng lĩnh vực công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều phải thiết là hệ thống quản lý khách cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như những thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng những dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu nhiều khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho nhiều chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi đến một số khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Tiếp đến, việc quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản cần cung cấp một loạt những tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm một số tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho nhiều đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép nhiều email xác nhận được gửi nhanh chóng. Hơn nữa, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất nên có thể lập hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể không quá phức tạp phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi dùng bất kể dịch vụ khách sạn tính phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh những báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc một số quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm tuyệt vời với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết cần triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là biện pháp mà các bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Một số tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee các tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý các bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và các công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo đúng đắn. Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách các phòng trống, vị trí và giá nhiều phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý một số giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee giúp nhân viên lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý những khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể giải quyết một số vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Ứng Dụng quản lý tình trạng những buồng, phòng để cập nhật tình trạng lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý một số tài sản cố định trong phòng chi tiết. Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp giúp xử lý thống kê hàng hóa trong kho bằng nhiều thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho nhà quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng một số để có phương hướng kinh doanh phù hợp hơn. Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng chi tiết như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý những công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm phải thu một số công nợ. Có thể bạn quan tâm: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất báo cáo rõ ràng của Ezibee giúp khách sạn tổng kết tình hình kinh doanh chi tiết cho chủ khách sạn. Báo cáo có thể lựa chọn những số như ca làm việc, những dịch vụ đi kèm, báo cáo về lượng khách nghỉ trong ngày, tình trạng nhiều phòng và còn các vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
