Bạn đang có dự định kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là phát triển quy mô kinh doanh? Bạn cần lo ngại về phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và hiệu quả quản lý của nó đối với công việc quản lý khách sạn. Bài chia sẻ sau đây Ezibee sẽ chỉ rõ nhiều ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng tìm hiểu. Để có lựa chọn tuyệt vời nhất cho quá trình kinh doanh của bạn. Điểm đặc biệt của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft trợ giúp quá trình tính toán được tiện hơn. Phần mềm này đã sớm được dùng rộng rãi trong các công việc kinh doanh từ lâu. Lúc này đây, thường có rất nhiều khách sạn vừa và nhỏ sử dụng phần mềm này trong công tác quản lý. Tuy nhiên, với việc phát triển nhanh chóng của công nghệ, vấn đề quản lý phòng khách sạn thông qua phần mềm excel để lộ ra nhiều điểm bất cập, ngoài một số ưu điểm hiện có của ứng dụng. Phần mềm excel trợ giúp quản lý: Check in, check out khách ra vào hàng ngày Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, quan sát tình trạng phòng không quá phức tạp (thông tin khách, thông tin phòng) In hóa đơn riêng cho những dịch vụ, có thể in ngay cho khách Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel Ưu điểm Miễn phí, dễ dàng sử dụng: Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ chúng ta triển khai các công việc tính toán thông thường một giải pháp không quá phức tạp. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho nhiều dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng phân thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu nhiều chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết các mục trong từng loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo yêu cầu của khách hàng. Lưu trữ, tra cứu và tính toán Với các kỹ năng đơn giản, phần mềm từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu mỗi ngày, giải nhiều bài toán, thuận lợi cho việc lập báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với những bảng biểu bằng một số con số chi tiết (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi một số tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng). Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng hợp lý nhất cho nhiều quy mô khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không đáng kể. Nhược điểm Độ bảo mật dữ liệu thấp Khi cài đặt phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể không quá phức tạp bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Vì tính năng phân quyền không được tích hợp. Và bảo đảm là các chủ kinh doanh đều hiểu rõ hậu quả của vấn đề này. Dễ xảy ra sai sót Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ hợp lý cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian. Khó kết hợp với một số báo cáo Excel không thể tự động thống kê, tạo ra những báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Chính vì thế, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động làm báo cáo. Không đáp ứng được với khách sạn quy mô lớn Đối với các khách sạn có loại hình từ 3 sao trở lên, tích hợp các loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không còn đủ khả năng phục vụ vấn đề quản lý nữa. Từ một số ưu nhược điểm miêu tả trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là phương án ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư. Mặt khác, để tốt nhất hoạt động kinh doanh, đem đến nguồn lợi nhuận về lâu dài hoặc trong trường hợp khách sạn cần phát triển số lượng phòng và phát triển thêm những loại hình dịch vụ thì có thể xem xét vấn đề cài đặt phần mềm quản lý chuyên biệt hơn. Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa? Có thể bạn cần: phần mềm quản lý massage
